Kapitel 4.1: Das Organisationen-Register

Das Organisationen-Register verwaltet alle Organisationen, d.h. Behörden, Unternehmen, Hochschulen etc., die an der GDI-DE partizipieren. Die Prozesse innerhalb des Registers sind identisch mit den allgemeinen Prozessen, die in Kapitel 3: Prozesse beschrieben sind.

Der Reiter "Übersicht" enthält die Beschreibung des Registers.

Der Reiter "Inhalte" zeigt eine Übersicht aller im Register entahltenen Objekte, mit Status ( gültig oder ungültig).

Der Reiter "Proposal-Verwaltung" gibt eine Übersicht der zu bearbeitenden Proposals.

Die Sicht auf die "Proposal-Verwaltung" ist abhängig von der Nutzerrolle (s. Kapitel 2 Rollen).

Über das Eingabefeld "Zeitpunkt setzten" ist es möglich die Datensätze nach Einstellungsdatum zu sortieren, hierdurch kann ein historischer Stand angezeigt werden.

Addition

Über den Button "Addition" ist es möglich neue Datensätze hinzuzufügen, die mit Hilfe einer Eingabemaske detailliert beschrieben werden. Wichtig ist das sowohl fachliche Attribute als auch Management-Informationen eingetragen werden.

Im Organisationen-Register können Objekte zu folgenden Kategorien (Item-Klassen) angelegt werden:

• "Öffentliche Verwaltung"
• "Unternehmen"
• "Organisation"
• "Forschung-/Bildungseinrichtung"

Die Kategorien unterscheiden sich in den Attributen von einander, so kann z.B. bei Forschung-/Bildungseinrichtung ein Fachbereich mit angegeben werden. Für eine Additon sind zwei "Formular"-Seiten auszufüllen.

Im Reiter "Fachliche Informationen" sind vor allem Kontakt- und Adressdaten einzutragen.

Im Reiter "Management-Informationen" ist zum einen eine Defintion des Objektes und zum anderen eine Begründung des Vorschlags als Pflichtfelder markiert.

Proposals können über den Button "Vorschlag" eingereicht und an die nächste Instanz weitergegeben und offiziell in den Registrierungsprozess aufgenommen werden. Soll der Vorschlag noch nicht eingereicht, sondern diskutiert werden, kann er auch gespeichert und dann der Diskussionsprozess gestartet werden.

Das so gespeicherte Proposal kann im Managementbereich/ Einreichende Organisationen weiter bearbeitet werden. Zur Verfügung stehen die Funktionen:

Wichtig hierbei ist, dass beim erstellen neuer Proposal-Gruppen können einzelne Proposals ergänzt werden. Die Gruppe kann allerdings nur als solche aufgelöst werden. Weiterhin gilt das Gruppen-Proposals als ganzes angenommen oder abgelehnt werden.

Supersession

Eine Supersession dient dazu Objekte durch Nachfolgeobjekte zu ersetzen oder zu aktualisieren.

Über den Button "Supersession" können bestehende Einträge ersetzt werden. Dies erfolgt in vier Schritten.

1. Ersetzte Einträge: Gewünschter Eintrag wählen und mit "Zu ersetzende einträge wählen" bestätigen.
2. Nachfolger: Über "Neuer Nachfolger erstellen" muss ein Nachfolger erstellt werden.
3. Weitere Daten:  Enthält die Proposal-Begründung und Anmerkungen für Register-Manager und Control-Buddy
4. Übersicht: Zeigt den ersetzten Eintrag und seinen Nachfolger

1. Auswahl der zu ersetzenden Objekte

2. Nachfolger bestimmen oder Neuen Eintrag (Addition) als Nachfolger erstellen.

3. Weitere Daten eingeben

4. Übersicht und einreichen

Hinweis: Wird im Rahmen einer Supersession eines Organisations-Items A ein neues Organisations-Item B erzeugt und mit Annahme der Superssesion Nachfolger von A, verbleiben trotzdem sämtliche Benutzer, die vor der Supersession A zugeordnet waren, auch nach Annahme der Supersession weiterhin bei A. B hat infolgedessen zunächst keine Benutzer und somit auch keinen Ansprechpartner.

Clarification

Die Clarification Funktion dient dazu Fehler, zum Beispiel Rechtschreibfehler, innerhalb einer Objektbeschreibung zu berichtigen. Das Eingabeformular ist vergleichbar zur Addtion in zwei Reiter aufgeteilt.

• Fachliche Informationen
• Management-Informationen

Retirement

Die Retirement Funktion dient dazu Objekt des Register stillzulegen. Wird die Stilllegung durch den zuständigen CB akzeptiert erscheint das Objekt in der Registerreiter- Inhalte mit dem Status "aufgegeben".

Eine Besonderheit, die beim Organisationen-Register zu beachten ist, ist die Möglichkeit der Auswahl einer übergeordneten Organisation. Auf diese Weise können hierarchische Strukturen zwischen Organisationen abgebildet werden, z.B. Bundesland <-> Kommune. Hierzu kann im Feld Übergeordnete Organisation aus der Liste der bereits registrierten, gültigen Organisationen die Organisation ausgewählt werden, die über der neuen Organisation angesiedelt ist.

Wird bei der Registrierung einer Organisation eine übergeordnete Organisation angegeben, entscheidet über die Aufnahme der neuen Organisation der Organisationsverwalter der übergeordneten Organisation. Dieser wird dann der Control-Body für den Vorschlag. In allen anderen Fällen entscheidet der Control-Body des Organisationen-Registers über das Proposal.

Im oberen Teil der Register-Übersicht (dies ist für die Namensraum-, Codelisten- und Organisationsregister gleich) befindet sich Import und Exportfunktionen für Proposal der jeweiligen Register.

Für den Import wird ein absolute Pfad durchsucht, die Importdatei ausgewählt und über den Button „Proposals hochladen“ importiert. Das Ergebnis findet sich im Managementbereich unter dem Punkt einreichende Organisationen.

Der Export erfolgt über den Button „Vorlage herunterladen“.