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Jede Codeliste benötigt eine klar verständliche Beschreibung, aus der hervorgeht, auf welchen fachlichen Grundlagen sie beruht bzw. um was für eine Klassifikation es sich handelt. Codelisten sind für eine Nachnutzung vorgesehen, deshalb muss eine Codeliste auch für Fachfremde verständlich sein. Im folgenden werden entsprechende Hinweise zur Formulierung gegeben:

Die Beschreibung der Codeliste soll in einer oder mehreren natürlichen Sprachen klar und verständlich lesbar sein. Die Codeliste soll kurz und prägnant beschrieben sein. Die inhaltliche Zusammenfassung soll die wichtigsten Informationen zur Codeliste enthalten. Dementsprechend können sich diese auf die Hauptmerkmale der Codeliste beziehen, oder aber die räumliche Anwendung oder das fachliche Einsatzgebiet der Codeliste mit einbeziehen.

Darüber hinaus soll Folgendes beachtet werden:

Die Kernaussage wird im ersten Satz (ca.256 Zeichen) zusammengefasst. Es wird immer in ganzen Sätzen formuliert. Nur gängige und geläufige Abkürzungen

und Akronyme werden verwendet, andernfalls sind diese zu erläutern. Fachterminologie ist durch alternative Begriffe zu ergänzen, wenn die Fachterminologie der allgemeinen Öffentlichkeit nicht bekannt sind. Zur eigenen Überprüfung können bei der Erstellung einer Beschreibung der Codeliste folgende Fragen als Orientierung genutzt werden. Die Beantwortung der Fragen soll durch die Beschreibung klar und unmissverständlich möglich sein:

• Welche Klassifikation zeigt oder beschreibt diese Codeliste?
• Wie grenzt sich diese Codeliste von ähnlichen Codelisten ab?
• Gibt es Besonderheiten bei dieser Codeliste?
• Welches ist die Zielgruppe dieser Codeliste?
• Warum existiert diese Codeliste?
• Wie ist diese Codeliste entstanden?
• Welchem Zweck dient diese Codeliste?
• Wer ist verantwortlich für die Bereitstellung dieser Codeliste?

Die verantwortliche Organisation, die diese Codeliste führt, beinhaltet die Angabe der vollständigen Organisationsbezeichnung (Behörde, Unternehmen etc.) und sollte ggf. mit dem entsprechenden Raumbezug (z. B. Bundesland) angegeben werden. Wünschenswert ist die zusätzliche Angabe des Akronyms der Bezeichnung in Klammern hinter dem ausgeschriebenen Organisationsnamen. Sofern gewünscht, können die Fachabteilung / das Referat, die (zusätzliche) Angabe des räumlichen Zuständigkeitsbereichs / der Verwaltungseinheit (z.B. Bundesland) beigefügt werden.

Die Beschreibung kann, sofern gewünscht, weitere Funktionen erfüllen, die beim Verfassen des Textes mit zu beachten sind. Beispielsweise ist hier denkbar, dass der Inhalt der Kurzbeschreibung automatisiert für einen Internetauftritt oder eine Produktpräsentation genutzt wird.

(Quelle: Checkliste: Fachliche Konventionen (Semantik) für Metadaten des GDI-DE AK Metadaten; inhaltlich übernommen und angepasst an die Erfordernisse einer Codelistenbeschreibung)

Codelisten sollen eine fachliche Einheit bilden.

Sie beschreibt genau ein fachliches Thema.

Das Thema ist in Klassen / Codes untergliedert und kann hierarchische Abhängigkeiten beinhalten, wenn dadurch der abzubildende Sachverhalt noch genauer beschrieben werden kann.

Beispiel: Liste für Kulturarten in der Landwirtschaft (100=Weizen, 200=Gerste, 201=Sommergerste, 202=Wintergerste, 300=Hafer usw.)

Ein Code muss innerhalb der Codeliste nicht nur einzigartig sondern auch klar unterscheidbar sein

. Grundsätzlich lassen sich hier unterscheiden:

1. Code für Menschen

1. Code für Maschinen / automatisierte Auswertung

Menschen bevorzugen "sprechende" Codes. Diese bergen jedoch die Gefahr, dass sie dennoch nicht passgenau unterschieden werden können und / oder für Fachfremde weiterhin unverständlich sind. Diesen Codes stehen Codes für die automatisierte Auswertung gegenüber. Hier wird davon ausgegangen, dass ohne Hinzuziehen der Codeliste, ohnehin die Fachlichkeit nicht von einem Menschen analysiert werden kann.

Beide Codes stehen grundsätzlich gleichrangig nebeneinander und sind abhängig davon, wie die mit ihnen beschriebenen Daten üblicherweise weiterverarbeitet werden.

Jeder Code benötigt eine eindeutige fachliche Beschreibung derjenigen Sache, die er beschreibt (Feld "Definition" wird zum Pflichtattribut).

• code
• name
• ...
• definition (Pflichtfeld, ggf. als ganzer Satz als Auszug aus der korrekten fachlichen Grundlage)
• description (Pflichtfeld!)